Wirtschaft

Compliance

Auf Dauer erfolgreich kann ein Unternehmen nur sein, wenn es sich integer verhält, Recht und Gesetz weltweit einhält und zu seinen freiwilligen Selbstverpflichtungen und ethischen Grundsätzen auch dann steht, wenn es unbequem ist. Unsere Compliance-Organisation unterstützt dies.
Wir verfolgen einen präventiven Compliance-Ansatz und stärken eine Unternehmenskultur, die bereits im Vorfeld potenzielle Regelverstöße ausschließt. Investigative und reaktive Maßnahmen werden dabei durch die Konzernbereiche Revision und Sicherheit sowie Personal- und Rechtswesen verantwortet. Von essenzieller Bedeutung sind die Verhaltensgrundsätze des Volkswagen Konzerns (Code of Conduct). Sie sind kommuniziert und stehen allen Beschäftigten des Konzerns über das Volkswagen Portal und auf den Internetseiten des Volkswagen Konzerns zur Verfügung. 9
Der Group Chief Compliance Officer berichtet direkt an den Vorsitzenden des Konzernvorstands. Der Group Chief Compliance Officer wird in seiner Arbeit von 14 Chief Compliance Officers beziehungsweise Compliance-Ansprechpartnern in den Marken, im Konzernbereich Finanzdienstleistungen sowie in der Porsche Holding GmbH, Salzburg unterstützt. Ihnen stehen in Konzerngesellschaften Compliance Officer zur Seite. Insgesamt nehmen Mitarbeiter in 66 Ländern Aufgaben aus dem Bereich Governance, Risk & Compliance (GRC) wahr. Eine Vernetzung der Organisation findet unter anderem durch regionale Workshops statt.

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Integrierter Governance, Risk & Compliance-Ansatz

Compliance ist ein wesentlicher Bestandteil der Governance, Risk & Compliance (GRC)-Organisation des Volkswagen Konzerns. Potenzielle Compliance-Risiken werden über den konzernweit etablierten GRC-Regelprozess erfasst und bewertet. Als Ergebnis wurden im Berichtsjahr über 2.500 Bewertungen aus über 90 Gesellschaften zu potenziellen Compliance-Risiken und deren Gegenmaßnahmen gemeldet, die in über 550 Tests in den Gesellschaften auf ihre Wirksamkeit überprüft wurden. Risikoeinschätzungen erfolgen insbesondere zu den Themen aktive und passive Korruption, Interessenkonflikte sowie Wettbewerbs- und Kartellrecht. Auf Basis dieser Ergebnisse werden präventive Maßnahmen entwickelt und entsprechende Compliance-Programme definiert. Bei der Auswahl potenziell neuer Produktionsstandorte bewertet der Konzernbereich Produktion diese unter anderem auch hinsichtlich möglicher Korruptionsrisiken.

Ausbau Compliance 2014

Im Jahr 2014 standen der weitere Ausbau der GRC-Organisation, die Intensivierung von Compliance-Standards für die Vertriebsorganisation, Geldwäscheprävention international sowie der Umgang mit Werkverträgen auf der Agenda. Darüber hinaus wurden die Lieferanten mit Hilfe der „Anforderungen des Volkswagen Konzerns zur Nachhaltigkeit in den Beziehungen zu Geschäftspartnern (Code of Conduct für Geschäftspartner)“ unter anderem zum Thema Menschenrechte sensibilisiert. Geschäftspartner des Volkswagen Konzerns werden risikoorientiert mit dem Business-Partner-Check auf ihre Integrität überprüft. Basis dafür sind die Anforderungen des Volkswagen Konzerns zur Nachhaltigkeit in den Beziehungen zu Geschäftspartnern (Code of Conduct für Geschäftspartner). Um für das Thema Compliance zu sensibilisieren, enthalten die seit 2010 neu geschlossenen Arbeitsverträge für alle Beschäftigten im Tarif- und Managementbereich bei der Volkswagen AG einen Hinweis auf die Verhaltensgrundsätze und die Verpflichtung, diese einzuhalten. Für neu eingestellte Beschäftigte ist die Teilnahme am Online-Lernprogramm zu den Verhaltensgrundsätzen verpflichtend. Seit 2014 sind die Verhaltensgrundsätze Bewertungsbestandteil der variablen, leistungsorientierten Vergütung.

Prävention durch Information

Durch geeignete präventive Maßnahmen, die wir in das vorhandene Managementsystem integrieren, fördern wir die Regeleinhaltung in unserer Organisation und schärfen das Bewusstsein unserer Mitarbeiter. Wir sind uns allerdings auch bewusst, dass das Risiko von individuellem Fehlverhalten nie ganz auszuschließen sein wird. Um die Beschäftigten für Compliance-Themen zu sensibilisieren, nutzen wir klassische Kommunikationskanäle wie Mitarbeiterzeitungen und Infostände sowie elektronische Medien wie Intranetportale, Apps, Blogs, Audiopodcasts, Online-Newsletter und Leitfäden. So steht beispielsweise der Leitfaden Anti-Korruption weltweit allen Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Mitgliedern der Kontrollorgane im Volkswagen Portal und auch im Internet zur Verfügung. 23

Schulungen zu Compliance

Tabelle ansehen
Anzahl Teilnehmer im Konzern   2014   2013  
Präsenzveranstaltungen
Verhaltensgrundsätze 30.412 28.420
Anti-Korruption 20.607 13.494
Wettbewerbs- und Kartellrecht 11.279 4.202
Geldwäscheprävention 6.852 2.585
Menschenrechte 6.011 881
Sonstige Compliance-Themen 31.529 69.426
Teilnehmer gesamt 106.690 119.008
 
Online-Lernprogramme
Verhaltensgrundsätze/Menschenrechte 43.766 43.039
Anti-Korruption 27.596 31.608
Wettbewerbs- und Kartellrecht 3.248 1.224
Geldwäscheprävention 4.574 2.678
Sonstige Compliance-Themen k.A. 4.917
Teilnehmer gesamt 79.184 83.466

Über alle Regionen hinweg haben 5.728 Führungskräfte an Präsenz- und Online-Schulungen zum Thema Anti-Korruption teilgenommen.

Zum Thema Menschenrechte wurden weltweit in 128 Schulungsstunden verteilt auf 329 Präsenzveranstaltungen über 6.000 Mitarbeiter geschult. Darüber hinaus können sich Mitarbeiter in Online-Lernprogrammen zu diesem Thema informieren.

Am Weltantikorruptionstag der Vereinten Nationen wurden an vielen Volkswagen Standorten weltweit diverse crossmediale Aktivitäten zur Korruptionsprävention durchgeführt. Unter anderem wurde hierfür ein Film entwickelt und international eingesetzt. Im Jahr 2014 haben wir konzernweit über 185.000 Teilnehmer in 4.444 Präsenzveranstaltungen und durch Online-Lernprogramme zu den Themen Compliance allgemein, Geldwäsche, Verhaltensgrundsätze, Wettbewerbs- und Kartellrecht, Menschenrechte sowie Anti-Korruption geschult. Online-Lernprogramme und Präsenzschulungen sind fest in bestehende Unternehmensprozesse verankert. In allen Marken- und zahlreichen Konzerngesellschaften können sich die Beschäftigten in der Regel über eine an die Compliance-Organisation angebundene E-Mail-Adresse persönlich zu Compliance-Themen beraten lassen. In einem speziell an alle Mitarbeiter der Konzern- und Werkssicherheit der Volkswagen AG gerichteten Schreiben wurde im Herbst 2014 erneut auf die Verhaltensgrundsätze des Konzerns inklusive der Anforderungen zum Thema Menschenrechte hingewiesen.

2014 haben wir konzernweit über 185.000 Teilnehmer zu Compliance-Themen geschult.

Kontrolle, Revision, Sanktionen und Datenschutz

Die Konzernrevision überprüft regelmäßig und systematisch die Prozesse im Unternehmen und nutzt dabei unter anderem das international anerkannte COSO Enterprise Risk Management-Rahmenwerk. Darüber hinaus führt sie verdachtsunabhängige, stichprobenartige Kontrollen sowie Untersuchungen bei konkreten Verdachtsfällen durch.
Über das seit 2006 bestehende weltweite Ombudsmann-System können vertrauliche Hinweise auf Korruption, wirtschaftskriminelle Handlungen oder sonstige schwere Unregelmäßigkeiten (beispielsweise Verletzung von Menschenrechten sowie ethisches Fehlverhalten) an zwei vom Konzern beauftragte externe Rechtsanwälte in zehn verschiedenen Sprachen gemeldet werden. Selbstverständlich haben Hinweisgeber keine Sanktionen durch das Unternehmen zu befürchten. Seit Dezember 2014 haben Hinweisgeber die Möglichkeit, über einen zusätzlichen Online-Kanal mit den Ombudsmännern zu kommunizieren: In einem technisch besonders gesicherten elektronischen Postkasten können Hinweise auf Verstöße – auch anonym – gemeldet werden. Die Ombudsleute haben 2014 – auf Wunsch unter Wahrung der Vertraulichkeit für die Hinweisgeber – 51 Meldungen an den Anti-Korruptionsbeauftragten des Volkswagen Konzerns, den Leiter der Konzernrevision, weitergeleitet. Zusätzlich gingen weitere 89 Hinweise direkt beim Anti-Korruptionsbeauftragten ein. Ein Hinweis wurde vom Hinweisgeber als mögliche Verletzung von Menschenrechten qualifiziert. Bei dezentralen Revisionen der Marken- beziehungsweise Konzerngesellschaften wurden 365 Hinweise mit Verdacht auf fragwürdige Handlungen erfasst. Sämtlichen Hinweisen wird nachgegangen und alle Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien werden sanktioniert. Im Jahr 2014 kam es durch Prüfungsergebnisse, basierend auf eingegangenen Hinweisen, bei insgesamt 132 Mitarbeitern zu personellen Maßnahmen im Volkswagen Konzern. Dies führte weltweit bei 72 Mitarbeitern zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Darüber hinaus wurden im Berichtsjahr 16 Verträge mit Geschäftspartnern aufgrund von Verstößen im Zusammenhang mit Korruption beendet beziehungsweise nicht erneuert.
Basis des Revisionsprogramms der Konzernrevision und 19 weiterer dezentraler Revisionen bei den Marken- und Beteiligungsgesellschaften bildet die risikoorientierte Analyse der Kerngeschäftsprozesse des Konzerns. Dabei werden die Geschäftsprozesse aller Gesellschaften des Volkswagen Konzerns systematisch nach Risiken klassifiziert, die aus Sicht der Revision untersuchungsrelevant sind. Die Themen mit den höchsten Risikowerten fließen in die Revisionsprogramme ein. 2014 fanden insgesamt 1.723 Revisionsprüfungen bei 304 Gesellschaften statt. In den Prüfungen wurden unter anderem auch die internen Kontrollmechanismen zur Vermeidung von Korruption (Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung), das Vorhandensein von Compliance-Richtlinien und präventive Maßnahmen überprüft.
Ein weiterer Aspekt der Revisionstätigkeit besteht in der Beratung der Fachbereiche des Volkswagen Konzerns. So helfen die Beratungstätigkeiten im Besonderen, Prozesse zu definieren sowie diese weltweit unter Berücksichtigung interner Standards anwendbar zu gestalten.
Zusätzlich hat die Konzernrevision ein „Continuous Monitoring“ installiert. Diese Einheit hat unter anderem die Aufgabe, auf Basis strukturierter Datenanalysen in den Finanzsystemen die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems zu unterstützen. Hierdurch können mögliche Schwachstellen schnell entdeckt und damit die Entstehung hoher Schäden vermieden werden.

Schulung einmal anders: Im GRC Brettspiel lösen Schulungsteilnehmer in Teams Compliance-Fälle.

Volkswagen Compliance informiert auf der Internationalen Zuliefererbörse (IZB) 2014 in Wolfsburg.

Der Datenschutz, das heißt der Schutz personenbezogener Daten, ist ein wichtiger Unternehmensgrundsatz. Vor diesem Hintergrund erfolgt die fortschreitende Vernetzung und die Weiterentwicklung einer Datenschutzorganisation im Volkswagen Konzern. Diese wirkt auf den drei Ebenen Konzern (Konzerndatenschutzstelle), Marken (Markensprecher Datenschutz) und Konzerngesellschaften (Datenschutzbeauftragte beziehungsweise Ansprechpartner Datenschutz).
Die konzernweite Datenschutzorganisation hat das Ziel, innerhalb des Volkswagen Konzerns ein einheitliches, hohes Niveau für den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus bietet die Organisation die Basis für eine Vereinheitlichung und regelmäßige Anpassung von Anforderungen zum Datenschutz im Konzern, beispielsweise in Bezug auf „das vernetzte Fahrzeug“ oder konzernweite IT-Systeme.
Weitere Informationen zum Thema Compliance im Volkswagen Konzern finden Sie auch im Geschäftsbericht 2014. 24